Comités consultatifs du conseil d’administration

Mandat des comités consultatifs d'Aide juridique Ontario

Mandat des comités consultatifs
(ci-après désignés les « comités »)

Aide juridique Ontario
(ci-après désignée la « société »)

1. Introduction

L’article 7 de la Loi sur les services d’aide juridique stipule que le conseil d’administration d’AJO doit créer des comités consultatifs dans les domaines du droit criminel, du droit de la famille et du droit des domaines de pratique des cliniques. Cet article donne aussi au conseil d’administration l’autorité de créer tout autre comité consultatif qu’il juge nécessaire.

2. Mandat

Les comités consultatifs ont pour mandat de faire des suggestions et de fournir des conseils au conseil d’administration d’AJO pour appuyer le processus annuel de planification stratégique et de planification des activités d’AJO.

3. Objectifs

3.1 Rôle des comités consultatifs

Le rôle et les objectifs des comités sont les suivants :

  • fournir expertise et conseils au conseil d’administration d’AJO pour veiller à ce que le conseil connaisse les facteurs environnementaux susceptibles d’affecter les clients et la prestation des services, qui devraient être pris en compte lors du processus de planification stratégique et de planification des activités;
  • étudier les priorités de service et les initiatives proposées en fonction de leur inclusion dans le nouveau plan d’activités d’AJO et faire des suggestions;
  • présenter au conseil d’administration un rapport sur toute autre question qui a une incidence sur l’accès à la justice pour les personnes à faible revenu en Ontario et sur l’élaboration de la planification stratégique à long terme.

3.2 Nombre de comités consultatifs

Le paragraphe 7 (1) de la Loi sur les services d’aide juridique prévoit la création par le conseil d’administration de comités consultatifs dans les domaines du droit criminel, du droit de la famille et du droit des domaines de pratique des cliniques. En outre, le conseil d’administration a créé des comités consultatifs dans les domaines du droit de l’immigration et des réfugiés, du droit de la santé mentale, du droit des prisons, des affaires autochtones et des services en français.

3.3. Responsabilités des comités

Les comités seront responsables de faire des suggestions et de fournir des conseils reliés à leur domaine de droit respectif ou leur spécialité.

3.4 Confidentialité

On ne s’attend pas à ce que les discussions et les débats des comités consultatifs soient confidentiels, sauf dans les cas où une demande particulière en ce sens a été faite dans le cadre de la planification des activités ou des engagements possibles à l’égard de la planification des activités. À chaque réunion, le président fera connaître tout ce qui doit être gardé confidentiel et les directives du président au sujet de la confidentialité seront notées dans le compte rendu.

3.5 Composition des comités

3.5.1 Président de comité

Le président du conseil d’administration d’AJO sera le président du conseil de tous les comités consultatifs.

Le rôle du président est de préparer l’ordre du jour des réunions des comités, de présider les réunions des comités et de présenter au conseil d’administration les comptes-rendus des réunions des comités, en complément de toute autre tâche recommandée dans le présent document.

Le président est appuyé dans son rôle par un membre déterminé du Service des politiques d’AJO.

3.5.2 Composition et nombre

Il n’y a pas de nombre de membres imposé pour chaque comité consultatif, mais il est préférable que ce nombre se situe entre 5 et 12 et, dans la mesure du possible, les comités devraient comprendre les membres suivants :

  • un ancien client ou utilisateur des services d’AJO;
  • une ou plusieurs personnes ayant une expérience de prestataire de services d’aide juridique;
  • au moins une personne ayant une expérience de prestataire de services non affilié;
  • des personnes ayant travaillé dans des organismes communautaires fournissant des services à la même clientèle;
  • une représentation géographique de toute la province;
  • un expert d’une université spécialiste dans le domaine du droit pertinent, au besoin;
  • un représentant autochtone, au besoin;
  • un membre du conseil d’administration d’AJO.

Les membres du personnel d’AJO, y compris les avocats de service et les directeurs régionaux à contrat, pourraient être invités aux réunions pour épauler le comité, mais ils ne peuvent être nommés membres du comité.

3.5.3 Nomination et rôle des membres des comités consultatifs

Le président du conseil d’administration d’AJO, en accord avec le conseil d’administration, est habilité à nommer les membres de chaque comité consultatif, en concertation avec le ou la P.-D.G.

La participation des membres des comités ne se limite pas à leurs fonctions de représentation. Ceux-ci sont nommés en tant qu’individus et non comme représentants d’un groupe ou d’un organisme particulier. Lorsqu’ils donnent leur avis, ils doivent s’inspirer de leurs propres expériences et savoir-faire.

Les comités sont censés servir de groupes d’experts pour conseiller le conseil d’administration d’AJO. Le conseil dispose du pouvoir d’inviter des experts qui ne sont pas membres du comité à assister aux réunions, au besoin.

3.5.4 Durée du mandat

Les membres des comités sont nommés pour un mandat de trois ans. Au choix, le mandat peut également être limité à deux ans. Ce mandat peut être renouvelé, sous réserve de l’accord du conseil d’administration. Le président du conseil d’administration d’AJO dispose du pouvoir discrétionnaire de révoquer les membres des comités consultatifs. En cas de poste(s) à pourvoir, le président du conseil d’administration d’AJO pourra procéder à la nomination, à moyen terme, du(des) nouveau(x) membre(s), conformément à la présente politique.

3.6 Rapports des comités consultatifs

Les comptes rendus de réunion des comités doivent être adressés au conseil d’administration d’AJO en tant que document d’information utile pour la planification des activités et le processus de prise des décisions du conseil d’administration. Les comptes rendus seront distribués aux membres du comité avant d’être présentés au conseil d’administration.

3.7 Soutien d’AJO

Un membre du personnel du service des politiques d’AJO apportera son soutien à chaque comité consultatif, soit, entre autres, en distribuant du matériel, en rédigeant l’ébauche des procès-verbaux des réunions, en organisant les réunions et en apportant son aide lors des réunions des comités. Le personnel d’AJO préparera et distribuera le matériel concernant les comités dans un délai qui permette aux membres des comités de bien se préparer pour les réunions.

D’autres membres du personnel d’AJO pourraient être invités aux réunions des comités pour exécuter un rôle de soutien comme faire un exposé ou répondre aux questions sur des sujets particuliers, mais ils ne participent pas en tant que membres du comité.

Si des questions d’ordre opérationnel sont soulevées aux réunions, le membre du personnel d’AJO qui assiste aux réunions portera ces questions à la personne qui en la charge, aux fins de résolution. Le conseil d’administration n’a pas la responsabilité de régler les questions d’ordre opérationnel.

3.8 Fréquence des réunions

Les comités consultatifs doivent se réunir en personne au moins deux fois par an, au printemps et à l’automne, de façon à ce que leurs suggestions puissent être prises en compte dans le processus de planification des activités d’AJO. Les réunions du printemps serviront à guider le processus d’analyse de l’environnement et celle de l’automne, à recueillir les suggestions sur les priorités et initiatives sur lesquelles l’ébauche de la planification des activités sera fondée. Les comités peuvent se réunir plus fréquemment si le président du conseil d’administration d’AJO l’estime justifié. Des réunions supplémentaires peuvent être organisées sous forme de téléconférence ou de vidéoconférence.

3.9 Dépenses relatives aux réunions et rémunération

Les membres des comités consultatifs peuvent obtenir le remboursement de leurs dépenses raisonnables conformément aux politiques d’AJO.

3.10 Date d’entrée en vigueur

Les présentes modalités entreront en vigueur le jour où elles auront été validées par le conseil d’administration.